Questo capitolo integra la nostra Informativa Generale sul Trattamento dei Dati Personali e descrive le specifiche modalità di trattamento dei dati raccolti tramite la registrazione delle conversazioni telefoniche presso gli uffici di DENIA.IT S.r.l.
1. Finalità e Base Giuridica del Trattamento
Le chiamate in entrata e/o in uscita effettuate verso/da i nostri numeri telefonici possono essere registrate. La registrazione delle telefonate avviene esclusivamente per le seguenti finalità:
- Miglioramento della qualità del servizio: Per monitorare e migliorare gli standard del servizio clienti e delle comunicazioni.
- Formazione del personale: Per attività di addestramento e formazione degli operatori.
- Verifica della correttezza delle comunicazioni: Per documentare e verificare il contenuto delle conversazioni, risolvere eventuali contestazioni, equivoci o disaccordi relativi alle comunicazioni telefoniche (es. incarichi, richieste, istruzioni).
- Tutela legale: Per la difesa dei diritti e degli interessi di DENIA.IT S.r.l. in sede giudiziaria o extragiudiziaria.
La Base Giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse di DENIA.IT S.r.l. (Art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR) a garantire l’efficienza, la qualità e la sicurezza delle proprie operazioni, nonché a tutelare i propri diritti legali, bilanciato con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.
2. Categorie di Dati Trattati e Modalità di Trasparenza
Il trattamento consiste nella raccolta e registrazione di dati audio, ovvero le voci e il contenuto delle conversazioni telefoniche.
Prima dell’inizio della registrazione della conversazione, l’utente viene avvisato tramite un messaggio vocale pre-registrato che la telefonata sarà registrata. L’utente ha la possibilità di interrompere la chiamata se non desidera che venga registrata. La prosecuzione della chiamata dopo l’avviso è considerata accettazione della registrazione per le finalità indicate.
3. Periodo di Conservazione dei Dati
Le registrazioni delle telefonate verranno conservate per un periodo massimo di due anni dalla data della registrazione, salvo il caso in cui la conservazione per un periodo più lungo sia necessaria per la gestione di specifiche contestazioni, indagini o contenziosi legali. In tali circostanze, le registrazioni pertinenti saranno conservate per il tempo strettamente indispensabile alla risoluzione della questione.
4. Accesso alle Registrazioni e Destinatari dei Dati
L’accesso alle registrazioni delle telefonate è strettamente limitato e controllato. I dati raccolti sono trattati solo dal Titolare del Trattamento (DENIA.IT S.r.l.) nella persona del Responsabile del Trattamento designato, il Sig. Stefano Lucchese, o da personale interno appositamente autorizzato e istruito, sotto la diretta supervisione del Responsabile.
Le registrazioni non verranno diffuse e potranno essere rese accessibili ai seguenti soggetti solo se strettamente necessario e nei limiti di legge:
- Fornitori di servizi tecnici: Per la manutenzione e gestione del sistema di registrazione, con cui è stato stipulato un contratto di Responsabile del Trattamento.
- Consulenti legali: In caso di contenziosi o per la tutela dei diritti legali di DENIA.IT S.r.l.
- Autorità Giudiziarie o Amministrative: Su espressa richiesta o per ordine in caso di indagini, controversie o adempimenti di obblighi di legge.
- Parti coinvolte in una contestazione: Solo le registrazioni pertinenti a una specifica contestazione (es. un cliente che contesta una delibera o un’istruzione), e solo nei limiti necessari alla risoluzione della controversia.
5. I Tuoi Diritti come Interessato
In qualità di interessato, puoi esercitare, nei limiti previsti dalla legge, i seguenti diritti in relazione ai dati trattati tramite la registrazione delle telefonate:
- Diritto di Accesso: Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che ti riguardano (la registrazione della tua voce) e, in tal caso, accedere alle porzioni delle registrazioni che ti riguardano, nel rispetto della privacy di eventuali terzi. Si specifica che l’accesso in consultazione ha un costo di 100,00 € da versare anticipatamente, indicando i dati di fatturazione dell’importo.
- Diritto di Rettifica: Ottenere la rettifica di dati personali inesatti che ti riguardano (qualora applicabile al contenuto della conversazione).
- Diritto alla Cancellazione (Diritto all’Oblio): Ottenere la cancellazione delle registrazioni che ti riguardano, ma questo diritto non potrà essere esercitato qualora la conservazione sia necessaria per l’adempimento di un obbligo legale o per la tutela di un legittimo interesse prevalente del Titolare (es. gestione di contestazioni in corso o tutela legale).
- Diritto di Limitazione del Trattamento: Ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR, ma anche in questo caso non potrà essere esercitato se impedisce l’adempimento di obblighi legali o la tutela di un legittimo interesse prevalente.
- Diritto di Opposizione al Trattamento: Opporsi al trattamento delle registrazioni che ti riguardano quando il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare. Tuttavia, questo diritto è limitato quando il trattamento si basa su un obbligo legale o sul legittimo interesse prevalente di DENIA.IT S.r.l. per le finalità sopra indicate (es. verifica della correttezza delle comunicazioni o tutela legale).
- Diritto di Proporre Reclamo: Proporre un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), qualora tu ritenga che il trattamento che ti riguarda violi le disposizioni del GDPR.
Per esercitare i tuoi diritti, puoi contattare il Titolare del Trattamento all’indirizzo PEC denia@pec.denia.it.