DENIA.IT S.r.l. (di seguito “Titolare del Trattamento” o “DENIA.IT S.r.l.”) con sede legale in Via Monte Rest 21, PORDENONE, e sede operativa in Via Monte Pelmo 8, Pordenone, Partita IVA 01709250938, in qualità di amministratore di condominio, pone la massima attenzione alla sicurezza e alla riservatezza dei dati personali dei propri condòmini e di tutti gli interessati.
Questa pagina illustra le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali raccolti e gestiti da DENIA.IT S.r.l. nell’ambito delle attività di amministrazione condominiale, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana in materia di protezione dei dati personali.
1. Il Titolare del Trattamento
Il Titolare del Trattamento dei dati personali è DENIA.IT S.r.l. Il Responsabile del Trattamento designato è il Sig. Stefano Lucchese. Puoi contattare il Titolare del Trattamento scrivendo a denia@pec.denia.it.
2. Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento
I dati personali vengono trattati da DENIA.IT S.r.l. esclusivamente per le seguenti finalità:
- Esecuzione del contratto di mandato di amministratore: Per adempiere a tutti gli obblighi derivanti dal contratto di amministrazione con il condominio, inclusa la gestione della contabilità, la ripartizione delle spese, la convocazione delle assemblee, la gestione dei servizi condominiali e la cura dei rapporti con i condòmini e i fornitori.
- Base Giuridica: Art. 6 par. 1 lett. b) GDPR (esecuzione di un contratto).
- Adempimento di obblighi legali: Per osservare tutte le disposizioni normative a cui l’amministrazione è soggetta, inclusi gli obblighi previsti dal Codice Civile in materia condominiale, le normative fiscali (es. dichiarazioni dei redditi, detrazioni fiscali), le norme in materia di sicurezza e antinfortunistica.
- Base Giuridica: Art. 6 par. 1 lett. c) GDPR (adempimento di un obbligo legale).
- Divisione delle spese: Per la corretta imputazione e ripartizione delle spese tra proprietari e inquilini, o tra venditori e acquirenti in caso di trasferimenti di proprietà.
- Base Giuridica: Art. 6 par. 1 lett. b) GDPR (esecuzione di un contratto) e/o c) GDPR (obblighi legali).
- Salvaguardia della sicurezza in condominio: Laddove siano presenti sistemi di sicurezza, per la tutela delle persone e dei beni condominiali.
- Base Giuridica: Art. 6 par. 1 lett. f) GDPR (legittimo interesse del Titolare/Condominio alla tutela del patrimonio e della sicurezza).
- Gestione di denunce assicurative o azioni legali: Per la gestione di sinistri, denunce assicurative, recupero crediti o altre azioni legali a tutela del condominio, dell’amministratore o dei singoli condòmini.
- Base Giuridica: Art. 6 par. 1 lett. f) GDPR (legittimo interesse del Titolare/Condominio alla tutela dei propri diritti in sede giudiziaria o extragiudiziaria).
3. Categorie di Dati Trattati
Nell’ambito delle finalità sopra indicate, DENIA.IT S.r.l. tratta le seguenti categorie di dati personali:
- Dati Anagrafici e di Contatto: Nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza/domicilio, recapiti telefonici (fisso e mobile), indirizzi email e PEC, di chiunque vanti o abbia vantato un diritto reale (proprietà, usufrutto, ecc.) o personale (es. possesso, locazione) sull’immobile. Questi includono anche gli aventi causa o dante causa in caso di vendita, successione o altro trasferimento, nonché i soggetti delegati in assemblea o per altre pratiche condominiali.
- Dati Catastali degli Immobili: Dati identificativi delle unità immobiliari (foglio, mappale, subalterno, rendita, ecc.).
- Dati Bancari e Finanziari: Coordinate bancarie (IBAN), storico dei pagamenti e delle quote condominiali, informazioni relative a morosità o crediti.
- Dati dei Fornitori: Dati anagrafici completi, di contatto e bancari/finanziari di tutti i fornitori del condominio.
- Dati Utenze e Consumi: Dettagli relativi a consumi individuali (es. letture di contatori dell’acqua o del riscaldamento centralizzato) necessari per la ripartizione delle spese condominiali.
- Dati relativi a Sinistri e Contenziosi: Informazioni e descrizioni degli eventi che hanno causato un sinistro, dettagli di denunce o altre comunicazioni legali, dati di soggetti coinvolti in contenziosi (se rilevanti per la gestione del condominio).
- Dati Particolari (Sanitari): In casi specifici e limitati, come infortuni, inabilità, invalidità o condizioni particolari (es. portatori di handicap o persone con malattie infettive che richiedano specifiche misure o agevolazioni), potranno essere trattati dati relativi alla salute, strettamente necessari per adempiere a obblighi legali (es. sicurezza sul lavoro, agevolazioni), per la tutela del legittimo interesse del condominio (es. gestione di emergenze), o per la gestione di sinistri/azioni legali, sempre nel rispetto delle normative vigenti e con adeguate garanzie.
4. Periodo di Conservazione dei Dati
I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso, per l’adempimento degli obblighi di legge. Nello specifico:
- I dati contabili e fiscali del condominio e dei singoli condòmini, nonché la documentazione relativa ai fornitori, vengono conservati per un periodo che va dai dieci anni precedenti l’inizio del rapporto di amministrazione ai dieci anni successivi alla sua cessazione, in ottemperanza agli obblighi civilistici e fiscali e per la tutela dei diritti in caso di contenziosi.
- Altre categorie di dati saranno conservate per periodi diversi in base alla loro natura e alla finalità del trattamento, comunque per il tempo necessario alla gestione del rapporto condominiale e alla tutela dei diritti del Titolare e del condominio.
5. Categorie di Destinatari dei Dati
I dati personali potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:
- Personale interno di DENIA.IT S.r.l., appositamente autorizzato e formato.
- Fornitori di servizi esterni e manutentori (es. ditte di pulizia, manutenzione ascensori, giardinaggio, consulenti tecnici, periti) in presenza di un’esigenza specifica legata all’erogazione del servizio condominiale.
- Istituti bancari o altri intermediari finanziari per la gestione dei pagamenti e degli incassi.
- Compagnie assicurative in caso di gestione di sinistri o denunce.
- Professionisti esterni quali commercialisti, consulenti fiscali, avvocati, architetti, ingegneri, geometri, in caso di contenziosi o per adempimenti fiscali, legali e tecnici.
- Autorità pubbliche: I dati tributari e quelli relativi alle detrazioni fiscali vengono comunicati all’Agenzia delle Entrate e ad altri enti previdenziali/assistenziali nei termini e con le modalità previste dalla legge.
- Altri condòmini, creditori o soggetti incaricati del recupero crediti: I rendiconti condominiali, le tabelle millesimali e i saldi individuali possono essere condivisi con gli altri condòmini, con eventuali creditori del condominio o con soggetti terzi incaricati delle attività di recupero crediti, nei limiti stabiliti dalla legge e dalle delibere assembleari.
- Ufficiali Giudiziari e Curatori Fallimentari: In caso di procedure esecutive, pignoramenti o fallimenti che coinvolgono condòmini o fornitori, queste figure potrebbero richiedere accesso a specifici dati.
- Consulenti del Lavoro: Se l’amministrazione gestisce anche adempimenti relativi a dipendenti del condominio (es. portiere, addetti alle pulizie), per gli aspetti paghe e contributivi.
6. I Tuoi Diritti come Interessato
In qualità di interessato, puoi esercitare, nei limiti previsti dalla legge, i seguenti diritti:
- Diritto di Accesso: Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che ti riguardano e, in tal caso, accedere ai tuoi dati personali e alle informazioni relative al trattamento. Si specifica che l’accesso in consultazione ai documenti contenenti dati personali, se richiesto, ha un costo di 100,00 € che deve essere versato anticipatamente al momento della richiesta, indicando i dati di fatturazione dell’importo.
- Diritto di Rettifica: Ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che ti riguardano e l’integrazione di quelli incompleti.
- Diritto alla Cancellazione (Diritto all’Oblio): Ottenere la cancellazione dei dati personali che ti riguardano, ma questo diritto non potrà essere esercitato qualora il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo legale (es. conservazione decennale della contabilità) o per l’esecuzione di un contratto (il mandato di amministrazione condominiale).
- Diritto di Limitazione del Trattamento: Ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR, ma anche in questo caso non potrà essere esercitato se impedisce l’adempimento di obblighi legali o l’esecuzione del contratto di mandato.
- Diritto di Opposizione al Trattamento: Opporsi al trattamento dei dati personali che ti riguardano quando il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare. Tuttavia, questo diritto è limitato quando il trattamento si basa su un obbligo legale o sull’esecuzione di un contratto, o sul legittimo interesse prevalente del Titolare o del Condominio.
- Diritto di Proporre Reclamo: Proporre un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), qualora tu ritenga che il trattamento che ti riguarda violi le disposizioni del GDPR.
Per esercitare i tuoi diritti, puoi contattare il Titolare del Trattamento all’indirizzo PEC denia@pec.denia.it.