Questo capitolo integra la nostra Informativa Generale sul Trattamento dei Dati Personali e descrive le specifiche modalità di trattamento dei dati personali raccolti tramite la registrazione delle assemblee condominiali nei Condomini amministrati da DENIA.IT S.r.l.
1. Finalità e Base Giuridica del Trattamento
Le assemblee condominiali possono essere registrate (esclusivamente audio o audio/video a seconda delle necessità tecniche) per le seguenti finalità:
- Pro memoria e ausilio alla verbalizzazione: Le registrazioni servono come supporto per
la redazione accurata del verbale assembleare, garantendo la fedele
trascrizione degli interventi, delle discussioni e delle deliberazioni. - Chiarimento di contenziosi: In caso di contestazioni o dubbi sulla
correttezza del verbale o sulle decisioni assunte, la registrazione può
essere utilizzata per chiarire gli accadimenti dell’assemblea.
La Base Giuridica di questo trattamento è il legittimo interesse del condominio e dell’amministratore (Art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR) a garantire la trasparenza, la corretta documentazione delle deliberazioni e la tutela legale in caso di contestazioni, bilanciato con i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.
2. Categorie di Dati Trattati
Il trattamento consiste nella raccolta e registrazione di:
- Dati audio: Voci, interventi e discussioni dei partecipanti
all’assemblea. - Dati video (se previsto): Immagini dei partecipanti, qualora la
registrazione avvenga anche in modalità video.
3. Modalità di Registrazione e Trasparenza
La decisione di registrare un’assemblea verrà comunicata chiaramente all’inizio della stessa. Qualora un partecipante si opponga alla registrazione del proprio intervento, pur non potendo impedire la registrazione complessiva dell’assemblea se deliberata o necessaria per le finalità indicate, il suo diritto alla privacy sarà bilanciato con le esigenze del condominio.
4. Periodo di Conservazione dei Dati
Le registrazioni delle assemblee verranno conservate per un periodo di dieci anni o per il tempo necessario alla definizione di eventuali contenziosi legali relativi a quella specifica assemblea, in linea con gli obblighi di conservazione della documentazione condominiale e per la tutela dei diritti.
5. Accesso alle Registrazioni e Destinatari dei Dati
L’accesso alle registrazioni delle assemblee è strettamente limitato e controllato. Le registrazioni sono trattate solo dal Titolare del Trattamento (DENIA.IT S.r.l.) nella persona del Responsabile del Trattamento designato, il Sig. Stefano Lucchese, o da personale interno appositamente autorizzato e istruito, sotto la diretta supervisione del Responsabile.
Le registrazioni sono considerate un pro memoria interno e non verranno diffuse o rese accessibili a condòmini o terzi al di fuori dei seguenti casi specifici e solo se strettamente necessario e nei limiti di legge:
- Autorità Giudiziaria: Su espressa richiesta o per ordine dell’Autorità Giudiziaria in caso di contenziosi legali o indagini.
- Legali del condominio: Per la difesa degli interessi del condominio in sede di contenzioso legale.
- Periti o consulenti tecnici d’ufficio/di parte: Qualora nominati in sede giudiziaria per la risoluzione di controversie legate alle delibere assembleari.
6. I Tuoi Diritti come Interessato
In qualità di interessato, puoi esercitare, nei limiti previsti dalla legge, i seguenti diritti in relazione ai dati trattati tramite la registrazione delle assemblee:
- Diritto di Accesso: Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che ti riguardano (le registrazioni audio/video) e, in tal caso, accedere alle porzioni delle registrazioni che ti riguardano, nel rispetto della privacy degli altri partecipanti. Si specifica che l’accesso in consultazione ha un costo di 100,00 € da versare anticipatamente, indicando i dati di fatturazione dell’importo.
- Diritto di Rettifica: Ottenere la rettifica di dati personali inesatti che ti riguardano (es. se la trascrizione di una tua dichiarazione nel verbale risultasse errata rispetto alla registrazione).
- Diritto alla Cancellazione (Diritto all’Oblio): Ottenere la cancellazione delle registrazioni che ti riguardano, ma questo diritto non potrà essere esercitato qualora la conservazione sia necessaria per l’adempimento di un obbligo legale o per la tutela di un legittimo interesse prevalente del Titolare o del Condominio (es. conservazione ai fini di prova in contenziosi legali).
- Diritto di Limitazione del Trattamento: Ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR, ma anche in questo caso non potrà essere esercitato se impedisce l’adempimento di obblighi legali o la tutela di un legittimo interesse prevalente.
- Diritto di Opposizione al Trattamento: Opporsi al trattamento delle registrazioni che ti riguardano quando il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare. Tuttavia, questo diritto è limitato quando il trattamento si basa su un obbligo legale o sul legittimo interesse prevalente del condominio per la corretta documentazione delle assemblee e la tutela legale.
- Diritto di Proporre Reclamo: Proporre un reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), qualora tu ritenga che il trattamento che ti riguarda violi le disposizioni del GDPR.
Per esercitare i tuoi diritti, puoi contattare il Titolare del Trattamento all’indirizzo PEC denia@pec.denia.it.